Il diritto di accesso agli atti amministrativi, regolato dalla Legge n. 241 del 1990, è il diritto dei cittadini di prendere visione e ottenere copia di documenti amministrativi detenuti dalla Pubblica Amministrazione. Può essere esercitato da tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale collegato a una situazione giuridicamente tutelata, è uno strumento importante per garantire la trasparenza e la partecipazione dei cittadini all'attività della Pubblica Amministrazione, consentendo loro di accedere a informazioni utili per la tutela dei propri interessi.
La legge n. 241 del 1990 all'art 25 precisa che l'esame dei documenti è gratuito ma il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. Anche il Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli Enti Locali n. 267 del 2000 assicura ai cittadini, singoli e associati, il diritto di accesso agli atti amministrativi e disciplina il rilascio di copie di atti previo pagamento dei costi individuati, secondo le norme di organizzazione degli uffici e dei servizi.
La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni e, su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate.
Pertanto, deve considerarsi legittima la pretesa dell'amministrazione comunale volta ad ottenere sia il rimborso dei costi di fotoriproduzione che delle spese sostenute per la ricerca degli atti e l'evasione della pratica.
Diverso è il caso in cui l'accesso sia fatto da un Consigliere comunale nell'esercizio delle sue funzioni, infatti a questi non può essere addebitato il pagamento dei costi di riproduzione né alcun tipo di costo, atteso che l'esercizio del diritto d'accesso attiene alla funzione pubblica di cui è portatore e non al suo interesse individuale.
